Office Management & Consulting Sabine Zay

Office Management & Consulting Sabine Zay 🚀Mehr Zeit & Fokus: wir optimieren dein Backoffice
🤝Buchhaltung digital & effizient abgeben
📈Stabile Basis für dein Wachstum

Ich bin Sabine – Expertin für digitale Prozesse im Backoffice und digitale Buchhaltung mit der offiziellen Zertifizierung Lexware Office Premium Coach (ehemals lexoffice Premium Coach). Gemeinsam mit meinem Team unterstütze ich dich als Unternehmer dabei

👌🏻 deine Buchhaltung aufzuarbeiten und nachhaltig auf dem aktuellen Stand zu halten

👌🏻 die Zahlen deines Unternehmens langfristig im Blick zu

behalten und gleichzeitig

👌🏻 die Prozesse in deinem Unternehmen zu optimieren.

📈 Dadurch schaffst du die Basis für dein Unternehmenswachstum. Das Outsourcen der Buchhaltung verschafft Unternehmern wie dir zahlreiche Vorteile:

✔️ Du musst dich nicht mehr um das Verbuchen deiner Belege kümmern.

✔️ Fehlende Belege fordern wir selbstständig bei deinen Lieferanten an.

✔️ Dir bleibt mehr Zeit für dein Kerngeschäft und für Privates.

✔️ Profis erledigen die Buchführung und sorgen für Kosteneinsparungen.

✔️ Das Risiko sinkt, Fristen zu versäumen.

✔️ Wir sind die Schnittstelle zwischen dir und deinem Steuerberater.

✔️ Experten sorgen für mehr Struktur im administrativen Bereich deines Unternehmens.

✔️ Durch Automatisierung in deinem Backoffice gelingt es uns, mehr Effizienz in deinem Unternehmen zu generieren. Möchtest du dein Backoffice und deine Buchhaltung auslagern, legst du den Grundstein für die Zukunft deines Unternehmens. So kann sich dein Unternehmen gesund weiterentwickeln, während wir dir eine große Last von den Schultern nehmen.


** Impressum & Datenschutz: https://sabine-zay.de/impressum/ & https://sabine-zay.de/datenschutzerklaerung **

19/06/2026

Von oben bis unten.

Manche Menschen reden über ihre Digitalisierung wie andere über ihr erstes Eigenheim.

Wenn dabei am Ende weniger Chaos entsteht, sind wir dafür. 😄

Wie digital ist dein Backoffice aktuell wirklich?

Viele Unternehmer beurteilen ihr Geschäft nach einer einzigen Zahl:Dem Kontostand.Das Problem: Der Kontostand zeigt nur,...
01/06/2026

Viele Unternehmer beurteilen ihr Geschäft nach einer einzigen Zahl:

Dem Kontostand.

Das Problem: Der Kontostand zeigt nur, wie viel Geld gerade auf dem Konto liegt. Nicht, was dir davon tatsächlich gehört.

Nehmen wir die Umsatzsteuer.

Das Geld geht zunächst auf dein Konto ein. Es sieht aus, als wäre es deins. Ist es aber nicht. Du verwahrst es nur, bis du es an das Finanzamt weiterleitest.

Das Gleiche gilt für viele andere Positionen.

Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen. Rücklagen, die gebildet werden sollten. Verbindlichkeiten, die heute schon existieren, aber erst später sichtbar werden.

Deshalb kann ein gut gefülltes Konto Sicherheit vorgaukeln, obwohl wirtschaftlich etwas ganz anderes passiert.

Wer sein Unternehmen steuern möchte, sollte seinen Gewinn kennen.

Nicht nur seinen Kontostand.

💬 Wie oft schaust du auf deine Auswertungen – und wie oft auf dein Konto?

29/05/2026

War gar nicht so schlimm.
War schlimm.

Man gewöhnt sich an Chaos schneller, als man denkt.
Bis es irgendwann nicht mehr geht.

Machst du’s noch selbst – oder schon mit System?

Gerade bei Unternehmern, die frisch starten, höre ich es oft im Erstgespräch: „Ich mach meine Buchhaltung mit Excel.“ 🥲N...
28/05/2026

Gerade bei Unternehmern, die frisch starten, höre ich es oft im Erstgespräch: „Ich mach meine Buchhaltung mit Excel.“ 🥲

Nein. Excel ist ein Tabellenkalkulationssystem. Damit kannst du berechnen, was ein Projekt gekostet hat. Einzelne Dinge tracken. Aber Buchhaltung? Nein.
Für Buchhaltung bräuchtest du ein komplettes Datenbanksystem in Excel. Welche Konten gibt es? Welche Umsatzsteuerschlüssel? Wie wird das Ganze verteilt? Du müsstest das alles manuell nachbauen. Und ehrlich gesagt, wenn du das schaffst, bist du kein Unternehmer mehr, sondern Softwareentwickler.

Es gibt Do-it-yourself-Buchhaltungssysteme, die wirklich günstig sind. Die kannst du nutzen, wenn du frisch startest. Und wenn du dieses kleine Budget nicht einplanst, dann hast du sowieso eine falsche Budgetplanung gemacht.

Also nein, du machst deine Buchhaltung nicht mit Excel. Du denkst vielleicht, du machst sie damit. Aber was du machst, ist eine unvollständige Liste, die dir später um die Ohren fliegt.

Machst du noch Excel – oder schon richtige Buchhaltung? 😌

26/05/2026

Spart Geld. Isst Pizza.

Manchmal sieht man erst, was übrig bleibt,
wenn die Zahlen stimmen.

Was machst du mit dem, was übrig bleibt?

Jeder Unternehmer kennt das: Belege hier, Belege da, Belege dort. Kassenbons aus der Tasche, Rechnungen per Mail, PDF-Do...
20/05/2026

Jeder Unternehmer kennt das: Belege hier, Belege da, Belege dort. Kassenbons aus der Tasche, Rechnungen per Mail, PDF-Downloads aus verschiedenen Portalen, Handwerkerrechnungen per Post. Alles verstreut, nichts zentral. 🌪️

Du könntest jetzt jeden Beleg einzeln sammeln, scannen, ablegen, umbenennen, sortieren. Oder du nutzt Systeme, die dir das abnehmen.

Es gibt Tools, die automatisch Rechnungen aus deinen E-Mail-Postfächern und Online-Accounts ziehen. Die erkennen, was eine Rechnung ist, laden sie runter, sortieren vor und legen alles zentral ab. Ohne dass du manuell durch Mails scrollst, PDFs runterlädst oder Dateien umbenennst.

Das Ergebnis: Deine digitalen Belege sind automatisch gesammelt, vorsortiert und bereit für die Buchhaltung. Du musst nur noch die Papierbelege scannen, den Rest läuft.

Weniger Aufwand, weniger Chaos, mehr Zeit für dein Business.

Wie sammelst du deine Belege aktuell – manuell oder automatisiert? 👀

Ich habe das wirklich erlebt. Jede eingehende E-Mail wurde ausgedruckt, in einer Mappe zum Geschäftsführer getragen, er ...
18/05/2026

Ich habe das wirklich erlebt. Jede eingehende E-Mail wurde ausgedruckt, in einer Mappe zum Geschäftsführer getragen, er hat die Antwort handschriftlich draufgeschrieben, und erst dann durfte die Mitarbeiterin sie verfassen und rausschicken. Jede einzelne Mail. 🤯

Ich habe andere erlebt, bei denen der Geschäftsführer bei jeder ausgehenden Mail im CC stand. Egal ob Terminbestätigung oder Rückfrage zu einer Rechnung. Ich frage mich bis heute, wie viele Mails dieser Mann täglich bekommen hat. Und ob er wirklich dachte, dass ihn das wichtiger macht.

In meinen Augen zeigt es das Gegenteil.
Wer seinen Mitarbeitern nicht zutraut, eine E-Mail selbstständig zu beantworten, hat entweder die falschen Leute eingestellt oder nie aufgehört, alles selbst machen zu wollen. Beides ist ein Führungsproblem, kein Mitarbeiterproblem.

Ich sage meinem Team nach der Einarbeitung: Ich vertraue euch. Ihr macht das. Wenn ihr eine Eskalationsstufe braucht, bin ich da. Aber Entscheidungen, die in eurem Rahmen liegen, trefft ihr selbst.

Wer das auf Dauer nicht kann, passt nicht zu uns. Nicht weil ich ihn kontrollieren müsste, sondern weil Vertrauen die Basis unserer Zusammenarbeit ist.
Veraltete Kontrollstrukturen mögen irgendwann mal Sinn ergeben haben. Heute sind sie ein Zeichen dafür, dass man nie aufgehört hat, das Unternehmen wie ein Einzelkämpfer zu führen.

Wenn du merkst, dass du zu viel selbst festhältst – wir schauen uns das gern gemeinsam an. 🤝

15/05/2026

Zum Glück sind es nicht deine Probleme. 🥱

Ein ruhiger Kopf hilft.
Vor allem, wenn die Zahlen stimmen.

Wann hattest du zuletzt wirklich Ruhe?

Reisekosten absetzen klingt simpel. Ist es aber nicht, wenn du es richtig machen willst. 😉Damit Reisekosten steuerlich a...
12/05/2026

Reisekosten absetzen klingt simpel. Ist es aber nicht, wenn du es richtig machen willst. 😉

Damit Reisekosten steuerlich anerkannt werden, muss die Reise betrieblich veranlasst sein. Im besten Fall kannst du das auch nachweisen. Erstgespräch mit einem Kunden? Lass dir den Termin per Mail bestätigen. Dann hast du einen Nachweis, falls das Finanzamt fragt.

Die Reise selbst muss dokumentiert werden. Wann bist du von deiner Betriebsstätte losgefahren? Wohin ging es? Gab es Zwischenstopps? Wann bist du zurück? Mit welchem Verkehrsmittel? Beim Auto die Kilometer aufschreiben, Parktickets sammeln, Bewirtungsbelege aufheben. Das Ganze muss schlüssig sein, vom Startort bis zurück. Für einen Außenstehenden mit wenig Aufwand nachvollziehbar.

Wichtig: Verpflegungsmehraufwand. Wenn du dich außerhalb deiner ersten Betriebsstätte aufgehalten hast, kannst du Pauschalen ansetzen. Ab acht Stunden oder 24 Stunden. Aber Achtung, Mahlzeiten musst du abziehen. Zwei Nächte im Hotel mit Frühstück? Frühstück abziehen. Abendessen war Bewirtung mit Kunde? Auch abziehen.

Es gibt Tools, die dir dabei helfen. Fragebogen ausfüllen, Reisekostenabrechnung fertig. Wir bieten das unseren Kunden an. Du lieferst die Daten, wir erstellen die Abrechnung. Du musst dich um nichts kümmern. 🤝

Machst du das aktuell genau so – oder eher Pi mal Daumen?

08/05/2026

Aus schwierig kann läuft werden.

Manchmal fehlt nur eine saubere Buchhaltung.
Dann wird auch das Finanzamt entspannter.

Wann lief’s bei dir zuletzt einfach?

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