29/08/2022
Afin de répondre efficacement et professionnellement à ce client mécontent, il est important de s’organiser et suivre une procédure éprouvée.
Je vous présente les différentes étapes à développer pour traiter les réclamations de façon professionnelle.
Étape 1 : Réagissez rapidement et soyez impliqué !
La réclamation est un geste fort : le client vous contacte pour vous faire part de son problème, il est dans une démarche active, il y a une dynamique de l’insatisfaction. Il s’agit donc de ne pas rester passif : vous dégraderiez encore plus son ressenti et l’image transmise par votre entreprise.
Étape 2 : Écoutez votre client pour comprendre sa demande et évaluer son niveau d’insatisfaction
Étape 3 : Répondez au problème et soyez pertinent !
Il ne suffit pas d’enregistrer la réclamation, il faut la traiter et tenir informé le client de l’état d’avancement de sa réclamation comme le prestataire le fait, par ailleurs, d’une demande d’intervention. Tout en précisant une date butoir pour la réponse apportée. Cela suppose une gestion informatisée des réclamations pour assurer une traçabilité des actions entreprises.
Étape 4 : Diffusez l’information en interne
Vous avez parfaitement géré la situation : il s’agit néanmoins d’éviter qu’elle se reproduise. Diffusez l’information sur le problème rencontré par ce client auprès de vos collaborateurs afin qu’ils se préparent eux-mêmes à prendre en main une réclamation similaire